Depuis le 1er janvier 2002, toutes les copropriétés sont tenues de fonctionner en mode budgétaire. Le syndic n’est donc plus autorisé à appeler des fonds au fur et à mesure de la réception des factures. De ce fait, et avant le début du prochain exercice comptable, l’assemblée générale doit adopter un budget qui va permettre à la copropriété de faire face aux dépenses courantes d’entretien et de fonctionnement des parties communes et éléments d’équipement commun. Sauf décision contraire des copropriétaires, un quart de ce budget prévisionnel est appelé chaque trimestre.  
 

Mais il peut arriver que le syndic ait mal évalué le montant total des dépenses du syndicat des copropriétaires et se trouve dans l’obligation, avant la fin de l’année, de devoir appeler des fonds supplémentaires. Ceci était rendu possible par l’article 35 du décret du 17 mars 1967 avant sa modification par le décret du 27 mai 2004.  
 
En effet, cet article, dans son ancienne version, prévoyait que le syndic pouvait exiger le versement, en cours d’exercice, d’une somme correspondant au remboursement des dépenses régulièrement engagées et effectivement acquittées. Mais depuis le 1er septembre 2004, cela n’est plus autorisé par le législateur. Le syndic est contraint d’attendre l’approbation des comptes de l’exercice concerné par l’assemblée générale pour justifier les appels de fonds complémentaires, même si cette approbation intervient plusieurs mois après la fin de l’exercice et que le syndic a un besoin urgent de liquidités pour honorer le paiement des factures en suspens. C’est ce que rappelle l’arrêt de la Cour d’appel de Douai dans un arrêt du 28 juin 2006 (CA Douai, 1ère ch., 2e section, 28 juin 2006).  
 
Elle souligne que « L’article 35 nouveau n’inclut pas le recouvrement par le syndic du solde des charges de copropriété ». Par conséquent, « Ce n’est qu’après l’approbation des comptes par l’assemblée générale que le syndic est en droit de réclamer à chaque copropriétaire sa quote-part des charges ». Cette solution démontre à quel point il est important, pour un syndicat de copropriétaires, de mettre en place une avance de trésorerie pour pallier le manque de fonds occasionnels. Par ailleurs, elle permet aussi de mieux comprendre pourquoi il est essentiel, pour un syndic professionnel, d’associer les membres du conseil syndical à l’élaboration du budget prévisionnel. En effet, qui mieux que des personnes habitant sur place et connaissant parfaitement le fonctionnement de leur résidence peuvent déterminer avec exactitude les dépenses auxquelles sera confrontée la copropriété pour une année donnée…Comme le dit l’adage, il vaut mieux prévenir que guérir. Mais il reste bien évident que le syndic peut aussi, en cas d’urgence, convoquer une assemblée générale extraordinaire pour être autorisé par les copropriétaires à appeler des fonds supplémentaires.